FUNCIONES DE LA UNIDAD DE GRADOS ACADÉMICOS Y TÍTULOS PROFESIONALES:
- Participar en la formulación del Plan Operativo Anual de la Secretaría General.
- Orientar a los estudiantes, absolviendo sus consultas en lo concerniente a los requisitos para la obtención de grados académicos y títulos profesionales.
- Proponer normas, procedimientos y medidas correctivas para brindar seguridad al Registro de los Grados y Títulos.
- Efectuar el registro de los grados y títulos.
- Mantener actualizada la base de datos de los graduados y titulados.
- Tener actualizados los libros de graduados y titulados. Ortografía y redacción actualizada
FUNCIONES DE LA UNIDAD DEL ARCHIVO CENTRAL:
- Evaluar y seleccionar documentos de todas las Dependencias, y proponer su eliminación o transferencia al Archivo.
- Velar por la seguridad y conservación del Archivo Central de la Universidad Nacional de Tumbes.
- Orientar y absolver consultas al público, relacionadas con los documentos que se tramitan en la Secretaría General.
- Promover y dar apoyo a otras Dependencias en materia de trámite documentario.
- Otorgar copias de documentos del Archivo, a solicitud o por orden de su jefe.
- Formar una comisión de alto nivel para la eliminación de la documentación.
- Proponer la constitución de una comisión de alto nivel para la eliminación de documentos
FUNCIONES DEL PERSONAL SECRETARIAL:
- Ejecución de las actividades de organización, recepción, registro, clasificación, distribución, coordinación y archivo del movimiento documentario de la Oficina General.
- Coordinar las actividades de apoyo administrativo y secretarial a la oficina general y, a las unidades.
- Efectuar y recepcionar llamadas telefónicas para hacer alguna coordinación o concertar citas o reuniones de trabajo.
- Tomar el dictado y elaborar documentos.
- Orientar al público sobre la realización de gestiones y la situación de los documentos tramitados.
- Organizar el control y seguimiento de la documentación recibida o emitido por la Secretaria General.
- Velar por la seguridad, conservación y actualización del archivo de la Secretaria General.
- Velar por las buenas relaciones humanas e imagen de la Secretaría General.
FUNCIONES DE TRÁMITE DOCUMENTARIO:
- Organizar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades y programas relacionados al trámite documentario, así como cuidar su normal funcionamiento y oportunidad de trámite.
- Recepcionar, clasificar y derivar los expedientes presentados para su trámite a las diferentes dependencias.
- Organizar, coordinar y supervisar las acciones de los conserjes para agilizar el trámite documentario.
- Verificar los expedientes que tengan los informes técnicos necesarios y derivar a la Secretaría General para la emisión de resoluciones y oficios correspondientes.
- Velar por la custodia, mantenimiento, control y distribución oportuna de los documentos dispuestos para el trámite documentario.
FUNCIONES DEL PERSONAL DE APOYO (CONSERJES):
- Recepcionar, revisar y clasificar las comunicaciones y la correspondencia ordinaria para su distribución.
- Distribuir las comunicaciones y documentos a las diferentes Dependencias de la Institución de acuerdo al itinerario asignado.
- Entregar los cargos debidamente firmados y hacer un reporte diario de la labor realizada.
- Brindar apoyo administrativo en mesa de partes.
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